SGI 칼럼

본 코너는 사회적 이슈를 HR의 시각에서 생각해 보고자 만든 공간입니다. 사회적으로 이슈가 되고 있는 다양한 사건사고 중에서 직장인의 직무행동에 큰 영향을 미치는 것, 관심을 끌고 있는 것, 등에 대해 人事의 시각에서 분석하는 코너입니다.

[클로즈업 7월호] 1on1 미팅을 강요해서는 안된다

관리자
2024-07-22
조회수 786

조직에서 일어나는 다양한 이슈중에서 사회적으로 큰 영향을 미치는 것, 사람들의 관심을 끌고 있는 것 등에 대해 人事의 시각에서 분석하는 코너입니다. 오늘은 최근 삼성 LG SK에서 이슈가 되고 있는 1on1 미팅에 대해 다루어 보고자 합니다.


“회사에 몰입할 수 있는 동기마련을 위해서라면, 

공통의 화제를 가지고 있는 사람끼리의 연결도 중요하다”




최근 1on1 미팅에 대해 이런 저런 고민의 목소리가 많이 들린다. 제도를 만든 HR부서에서는 의도한 대로 진행이 되지 않아 여러가지 궁리를 하고 있고, 리드해야 하는 상사는 이거 아니어도 충분히 업무관리 미팅을 하고 있는데 왜 이것까지 해야하느냐며 볼멘 소리를 하고 있고, 면담에 임하는 멤버는 아무런 의미가 없다며 아까운 시간만 낭비했다고 하소연이다. 좋은 솔루션이 없나 고민하던 와중에 흥미로운 기사를 발견했다. 이웃나라 일본의 사례이긴 하지만 이런 궁리를 통해 자연진화가 되는구나... 하는 생각을 가지며 사례를 소개하고픈 욕심이 생겼다. 이하는 일본경제신문(닛게이)에 실린 취재기사이다. 

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1on1은 상사가 말이 없거나 반대로 말을 너무 많이 하거나 등의 상사가 가지고 있는 개인적인 성향에 의해 효과성이 크게 좌우되는 경향이 있다. 이런 문제를 극복하기 위해 오리지널 툴을 개발하여 1on1 미팅을 인사 전략으로 활용하고 있는 기업이 있다고 해서 화제다. 자체 개발한 툴을 활용하여 사내 커뮤니케이션 촉진을 위해 노력하고 있는 PHONE APPLI사를 방문하여 그들이 어떤 노력을 하고 있는지를 들어 보았다.

경영진에게 있어 ‘1on1은 일반직원들의 복리후생에 필적할 권리’라는 생각으로 1on1을 추진하고 있는 PHONE APPLI사. 1on1 미팅을 상사와 멤버 쌍방이 서로 흥미를 갖고 서로의 이야기를 경청하면서 신뢰감을 높이기 위한 시간으로 정의하여, 주 1회 30분 1on1의 실시를 원칙으로 하고 있다. 상사 1명에 대해 멤버는 7명까지로 제한하는 등, 상사에게 있어서 1on1이 관리업무라는 느낌을 갖지 않게 끔 미세한 노력도 기울이고 있다. 이런 노력의 일환으로 자체적인 툴도 개발했다고 하는데, PHONE APPLI사가 개발한 1on1 툴의 특징은 다음 2가지라고 한다.


1.멤버가 자신의 기분에 대해 당일 1on1로 말하고 싶은 것 등을 상사에게 미리 전할 수가 있다.


2.1on1이 진행되는 동안 상사는 자신과 멤버가 어느 정도의 비율로 대화를 유지하고 있는지에 대한 대화량을 %표시로 확인할 수 있다.


“도입의 목적은 1on1에 능숙하지 않은 상사라 하더라도 질 높은 1on1을 실시할 수 있도록 돕는 것입니다. 처음 1on1을 도입할 당시만 하더라도 1on1을 관리업무로 생각해서 ‘멤버를 설교하는 시간’으로 활용하는 상사들 때문에 심각한 고민에 빠진 적도 있습니다. 연수를 통해 경청 트레이닝을 실시하는 등의 대책을 강구했지만, 그것도 잠시일 뿐 금세 설교의 시간으로 돌아가 버리더라고요. 그래서 개발한 것이 대화량 측정 기능이 있는 1on1 툴입니다"라고 이 회사의 CHCO(Chief Human Capital Officer)인 반자와 나오키(半澤直樹)씨가 말한다.


실제로 이 회사가 실시하는 1on1을 유심히 관찰해 보면 다음과 같은 특징이 있다.


Step1:1on1 실시 전에 멤버의 컨디션을 관찰한다

1on1 툴의 포털 사이트에는 “지금의 컨디션은 어떻습니까?” “업무량은 어떻습니까?” “모티베이션은 어떻습니까?”등의 간단한 질문이 있다. 이 질문에 멤버는 10단계로 회답해야 한다. 또한, 멤버는 그 날 말하고 싶은 것도 선택할 수 있다. 거기에 더해 “어드바이스를 듣고 싶다” “일상적인 이야기를 하고 싶다”등의 상사에게 원하는 것을 사전에 의사 표시하는 기능도 있다. 이는 “내 이야기를 들어 주기를 바랐는데, 상사가 자신의 말만 하는 시간이 되어 버렸다”와 같은 기대치의 오류를 방지하는 역할을 한다.

상사는 멤버가 기입한 내용을 보면서 1on1을 진행한다. 상사는 10단계의 선택에 대해 “지금까지는 업무에 대한 동기부여가 항상 9였는데, 이번에는 왜 7이 되었지?”처럼 과거에 진행한 1on1로부터의 추이도 의식해 가며 대화를 진행할 수 있다. 대화의 내용은 업무뿐만 아니라 개인적 프라이버시에 대한 것도 선택할 수 있다.


(1on1 실시 전의 멤버측 선택화면의 일부)


Step2:상사와 멤버의 대화량을 측정해 [30%:70%]를 유지한다

1on1에서 상사의 일방적인 대화주도를 개선해 준 공신이 대화량 측정 툴이다. 상사와 멤버의 목소리를 마이크에 담아 어느 쪽이 얼마나 말하고 있는지를 비율(%)로 표시해서 시각적으로 보여주는 툴이다. 1on1이 진행되는 동안 상사만이 확인할 수 있다. 상사와 멤버의 대화량은 3:7가 가장 이상적인 상황이라는 가정하에, 3:7의 대화비율을 룰로 셋팅하여 상사가 너무 많은 이야기를 하는 것을 방지케 한다.

수치는 하나의 기준이며 실제로는 Case by Case로 진행해도 상관없다고 한다. 대등하게 토론하고 싶은 테마가 있으면 5:5가 될 수도 있고, 멤버가 상사의 어드바이스를 요구하는 경우는 상사의 대화량이 많아 지기도 한다.


위의 그래프는 상사 측에서 본 대화량 그래프이다. 파랑이 상사, 빨강이 멤버의 대화량이고 그래프는 초단위의 타임 러그로 실시간으로 수치가 변화해 간다.

사무실에는 1on1용 박스가 있고(왼쪽 사진), 책상에는 2명의 목소리를 담는 마이크(오른쪽 사진)가 설치되어 있다. 1on1은 온라인으로 할 경우는 양쪽의 PC의 마이크를 통해서 대화량을 측정한다. 1on1을 사무실에서 대면으로 실시하는 경우에는 박스안에서 1on1툴을 사용할 수 있다.


THANKS 툴을 사용하여 어색한 분위기를 타파한다

또 하나의 특징은 동사가 개발한 ‘PHONE APPLI THANKS’를 병용하고 있다는 점이다. WEB상에서 직원들끼리 감사의 메시지를 선물하는 서비스로 다른 직원도 그 사람에게 전달된 THANKS를 열람할 수 있고 ‘좋아요’를 누를 수도 있다. 상사는 멤버가 어떤 THANKS를 받고 있는지를 보면서 1on1을 진행할 수 있다.

예를 들면, 업무를 진행하는 과정에서 인맥을 만들고 사람과 사람을 연결하는 등의 평소 상사가 몰랐던 일이나 경험, 스킬이 보이기도 한다. 이런 것들을 가지고 멤버가 가지고 있는 강점을 객관적으로 분석하여 칭찬으로 연결할 수도 있다.





‘PHONE APPLI THANKS’의 이미지. 상사는 멤버에게 도착한 THANKS뿐만 아니라 멤버가 보낸 THANKS(왼쪽 화면)도 볼 수 있다(오른쪽 화면).


멤버의 피드백을 통해 1on1이 어느 정도 기능하고 있는 지를 수치화 한다.

1on1 후, 상사의 툴 화면은 다음 회의에 대비하는 페이지가 되지만 멤버측은 ‘1on1 앙케이트’의 페이지로 이동하게 된다. “지금의 1on1은 당신을 위한 시간이었다고 느꼈습니까?”에 답변해야 한다. 매번 같은 설문을 설정하여 응답의 추이를 보고 있다. 현시점에서는 상사에게 개별적으로 피드백을 하지는 않지만 인사팀에서는 결과의 변화를 분석하고 있다. 상사에 대한 신뢰도 증진은 물론, 멤버의 심리적 안전감도 높이는 효과가 있다.


1on1 후에 멤버가 응답하는 설문의 일부. 7척도 6문항으로 구성되어 있다.


상사와 멤버 이외의 '가로형 1on1'으로 조직력을 강화

이 회사에서는 상사와 멤버라는 세로의 연결뿐만 아니라 팀과 팀의 가로나 비스듬한 연결속에서의 ‘가로형 1on1’도 실시하고 있다. 누구라도 상관없지만, 자신과 관련성이 높은 팀이나 자신과 비슷한 역할을 가진 사람과의 관계구축을 추천하고 있다.

도입의 계기는 코로나 감염 확대였다. 모두가 출근하던 때는 자신이 관계하지 않더라도 여러 정보들을 들을 수가 있었다. 다양한 정보를 잡담이나 얼굴을 마주칠 때 부담없이 확인할 수 있었다. 그러던 것이 코로나로 출근이 제한되면서 정말로 필요한 사람 외에는 정보교환이 어렵게 된 것이다. 결국 팀장이 소속 멤버끼리나 다른 팀과의 관계를 연결해야 하는 상황이 늘어나면서 결과적으로 팀장의 부하량이 급격히 늘어났다고 한다. 이런 문제를 해소하기 위해 ‘가로형 1on1’제도를 고안하게 되었다는 것이다.

가로형 1on1은 상사와 멤버의 1on1과 달리 의무가 아니다. 툴을 사용하지 않고도 실시할 수 있으며 대화량도 자유이고 식사나 차를 마시면서 진행해도 상관없다. 회사에는 월말에 어떤 관계성의 상대와 몇 명 가로형 1on1을 진행했는지만을 보고하면 된다. 회사는 보고된 정보를 '조직력 포인트'로 환산하여 수치하고 평가한다.

이 회사에서는 각각의 직원이 다른 직원과의 관계성을 7단계의 ‘관계구축항목’으로 나누어 단계적으로 평가하는 구조를 만들었다. 조직력 포인트란, 조직 멤버간의 관계성이 조직력을 구성한다는 생각하에 가로형 1on1에 있어서의 관계구축항목으로부터 조직력을 수치적으로 표현할 수 있도록 한 것이다.

업무의 연결뿐만 아니라, 같은 취미를 가진 사람끼리의 연결, 혹은 육아 중인 사원끼리도 연결할 수 있다. 회사에 대해 몰입할 수 있게 끔 도와줄 만한 동기마련이 목적이다. 공통의 화제를 가지고 있는 사람끼리는 누구라도 상관없다. 공통 관심사는 관계성 형성에 큰 도움이 된다는 생각으로 가로형 1on1을 적극 추진하고 있다.


‘지속성’을 갖고 실시하는 것이 중요

“주 1회 30분의 미팅이 귀찮다고 느끼는 사람들이 있을 수도 있습니다. 그런데 1on1을 의무라고 느끼게 된다면, 그것은 실패라고 생각합니다. 1on1의 의미를 이해하는 것이 중요합니다. 저희는 자체적으로 개발한 툴을 사용해 멤버의 만족도가 오르도록 연구에 연구를 거듭하고 있습니다. 이처럼 회사차원의 관심을 보이며 지속적으로 관리하는 것만으로도 1on1은 충분히 효과를 발휘하고 있다고 생각합니다. 상사들도 역시 관심을 갖고 실시할 수밖에 없으니까요. 중요한 것은 지속성이라고 생각합니다.”라고 담당자는 말한다.

출처: 닛게이BP(2024.07.10)


글쓴이: 신경수 조직심리박사 (지속성장연구소장 / 인간개발연구원 부원장)

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